Det är inte bara inför själva konferensen som du behöver jobba med evenemanget, utan även under densamma bör du vara förberedd och arbeta för att evenemanget ska fortskrida på bästa sätt. En viktig del i detta arbete är vilken typ av sittning ni ska ha. Genom att arrangera sittplatserna på ett inklusivt sätt, så alla deltagare kan se varandra, kan du se till så ingen enskild deltagare hamnar i skymundan. Att placera stolarna i en cirkel är det bästa sättet att åstadkomma en inklusiv sittning, men det är inte en lämplig sittning för grupper av alla storlekar. En av de som erbjuder alternativa sittningar vid möten på Lidingö är denna anläggning vid elfsviks udde.

Börja konferensen med att fastställa vilken agenda som gäller för dagen, vilket klockslag ni har tänkt sluta och vilka tider ni ska ha raster. Raster är nödvändiga för att hålla deltagarna fokuserade och låta dem utföra toalettbesök, röka, dricka och sträcka på benen. Dessa avbrott utgör också möjligheter för mingel och informellt småprat deltagarna sinsemellan. Alla deltagare bör kunna se agendan och du kan bocka av punkterna efter hand som ni går igenom dessa. Detta är också ett bra sätt att påminna deltagarna om att konferensen är till för att få saker på agendan gjorda.

Styr upp konferensen

Gå igenom punkt för punkt och se till att gruppen inte skyndar vidare från en punkt förrän den är avhandlad. Om konferensen är en uppföljning på en tidigare konferens kan det vara bra att inleda evenemanget med en summering av denna. Det kan också vara en god idé att regelbundet summera under den pågående agendan så alla vet vilka beslut som fattas, vem som ska göra vad och tills när osv. Låt inte vissa personer göra allt jobb, eftersom det lätt kan leda till spänningar och informella hierarkier inom gruppen. Uppmuntra alla att frivilligt ta på sig olika uppgifter eller roller. Det kan underlätta om de mer erfarna medlemmarna i gruppen erbjuder sig att gå i bräschen och dela med sig av sin erfarenhet och sina kunskaper.

Uppmuntra hela tiden deltagande så alla kan känna sig involverade och bidra. Att ha inplanerade sessioner för arbete i mindre grupper och brainstorming kan vara ett bra sätt att inkludera alla deltagare. På samma sätt som du inte bör låta vissa deltagare ta på sig en stor del av arbetet bör inte ett fåtal personer tillåtas ta för mycket plats när det gäller att prata. Alla bör deltagare bör inte heller tillåtas prata i mun på varandra.